Учёт ритуального агентства в Excel бесплатно: таблицы и когда пора уходить

Редакция СРМРитуал Опубликовано 30 октября 2026 4 минуты чтения

Таблица — самая честная бесплатная программа для ритуального агентства: она ничего не скрывает и не ограничивает. Если заказов немного, она справляется. Ниже структура, которая работает, правила, чтобы файл не превратился в кашу, и признаки, когда пора переходить на CRM.

Пять листов и небольшой прайс

Один файл, пять листов и небольшой прайс. Номер заказа связывает листы между собой.

ЛистСтолбцы
Заказы№ заказа; дата обращения; источник (сайт, рекомендация, агент); заказчик; телефон; усопший; дата смерти; этап; ответственный; дата и время похорон; кладбище; сумма по смете; оплачено; остаток; когда ждём остаток
Позиции№ заказа; позиция (услуга или товар); количество; цена; сумма; кто исполняет
ОплатыДата; № заказа; сумма; способ (наличные, перевод, карта); номер чека или платёжки
СкладПозиция; остаток; резерв под заказы; минимальный остаток; поставщик; цена закупки
КлиентыФИО; телефон; кем приходится усопшему; дата согласия на обработку персональных данных; поминальные даты (сорок дней, полгода, год)
ПрайсНазвание позиции; цена продажи

Правила, чтобы таблица не сломалась

  • Статусы — из выпадающего списка. Свободный текст в столбце «этап» превращается через месяц в десять написаний одного и того же.
  • Один заказ — одна строка, одна позиция — одна строка. Не складывайте состав заказа в одну ячейку, иначе остаток по складу не посчитать.
  • Формулы закройте от правки. Остаток и сумма считаются формулой; защитите столбцы, чтобы случайно не стереть.
  • Подсветьте просрочку. Условное форматирование окрашивает строки, где дата остатка прошла, а оплаты нет.
  • Правит один человек или по очереди. Если файл правят двое одновременно, версии разойдутся. Облачные таблицы это смягчают, но не отменяют.
  • Копия каждый день. Сохраняйте копию в отдельной папке: удалённую строку потом не вернуть.
  • Не храните паспорта в общем файле. Для документов семьи используйте отдельную защищённую папку и ограничьте доступ.

Четыре формулы, которые экономят время

ЗадачаФормула (русская версия Excel и Google Таблиц)
Остаток по заказу=L2-СУММЕСЛИ(Оплаты!B:B; A2; Оплаты!C:C), где L2 — сумма по смете, A2 — номер заказа, B — номера заказов на листе оплат, C — суммы
Подсветка просрочки остаткаУсловное форматирование по формуле =И(N2>0; O2<СЕГОДНЯ()), где N — остаток, O — дата, когда ждёте оплату
Цена позиции из прайса=ВПР(B2; Прайс!A:B; 2; 0), где B2 — название позиции на листе «Позиции», а «Прайс» — отдельный небольшой лист: название в столбце A, цена в B
Свободный остаток на складе=Остаток-Резерв, где резерв считается СУММЕСЛИ по открытым заказам

Названия функций одинаковы в Excel и в Google Таблицах с русским интерфейсом, разделитель аргументов — точка с запятой.

Пять признаков, что таблица уже не справляется

  1. Вы не можете за десять секунд сказать, на каком этапе каждый заказ.
  2. Остаток по оплате приходится сверять по нескольким листам или чатам.
  3. Договор и акт каждый раз собираются заново в Word.
  4. Склад не сходится: венок продан дважды или гроб «пропал».
  5. Кто-то из сотрудников ушёл, а вместе с ним часть дел и телефонов.

Совпали два пункта и больше — пора пробовать систему. Не совпал ни один — оставайтесь на таблице и возвращайтесь к вопросу, когда вырастет поток.

Как уйти с таблицы, не потеряв данные

Таблица с понятными столбцами — хороший подарок будущей CRM. Мастер импорта СРМРитуал загружает клиентов, усопших, прайс и реестр участков: он сам определяет колонки, показывает, что получится, делает пробный прогон и не заводит повторно клиентов с тем же телефоном или ФИО с датой рождения. За одну загрузку идёт до 2000 строк, а партию можно откатить в течение суток.

Заказы и историю общения мастер не загружает. Старый файл оставьте как архив: новые заказы ведите в системе, а к старым возвращайтесь при необходимости. Как проходит переезд по шагам, — в статье «Как перейти с Excel на CRM» и на странице переноса из Excel.

Что даёт система, чего не даст таблица

  • Дела и уведомления вместо чьей-то памяти: звонок семье, просроченный счёт.
  • Этапы заказа, ответственный за заказ и подсветка просрочки без ручных формул.
  • Резерв товара под заказ и списание при выполнении.
  • Договор, наряд и акт из карточки с вашими реквизитами.
  • Права по ролям: агент видит свои заявки, а деньги видят только те, кому положено.

Частые вопросы

Можно ли вести учёт ритуального агентства в Excel?
Да, пока заказов немного и файл правит один человек. Важно держать структуру из нескольких листов, использовать выпадающие списки и делать ежедневную копию.
Excel или Google Таблицы: что лучше?
Облачные таблицы удобнее для совместной работы и телефона, Excel — для сложных формул. Для агентства на два-три человека разница невелика.
Когда нужно переходить на CRM?
Когда заказ невозможно найти за десять секунд, оплаты частями путаются, документы собираются вручную, а склад не сходится.
Пропадёт ли история при переходе?
Клиенты, усопшие и прайс загрузятся мастером импорта. Историю заказов из таблицы мастер не переносит, оставьте её как архив.

Читайте также

Попробуйте систему на своей таблице

Семь дней полного доступа без карты. Загрузите клиентов и прайс мастером импорта и проведите один заказ.

Начать бесплатно
Бесплатная программаПростая CRMПеренос из ExcelБесплатная СРМ