Перенос данных из Excel в CRM: клиенты, усопшие, прайс и реестр захоронений за день
Главная причина, по которой агентство годами живёт в таблицах, — страх переезда: «у нас пять тысяч строк, это неделя работы». Мастер импорта СРМРитуал убирает этот порог. Вы загружаете файл, система сама узнаёт колонки, показывает, что получится, делает пробный прогон и только потом заводит карточки. Ошибся — партию можно откатить.
Что можно перенести
Мастер переносит четыре вида данных. Для каждого есть шаблон файла, который можно скачать, но подходит и ваша собственная таблица: колонки распознаются по названиям.
| Что переносим | Какие колонки понимает мастер | Как не плодит дубли |
|---|---|---|
| Клиенты | ФИО, телефоны, дата рождения, почта, адрес, ИНН, компания, источник, примечание; усопшего можно указать в той же строке | По телефону, а также по ФИО с датой рождения |
| Усопшие | ФИО, дата рождения, дата смерти, примечание | По ФИО с датой смерти или рождения |
| Прайс и товары | Наименование, артикул, категория, единица, закупочная цена, цена продажи, минимальный остаток | По артикулу или наименованию |
| Реестр захоронений | Кладбище, номер участка, сектор, ряд, тип (одиночное, родственное, урна, колумбарий), дата последнего захоронения, срок усадки, ограда | По кладбищу, сектору, ряду и номеру |
Выгрузка из 1С, в которой строка содержит «заказчика и усопшего», тоже подходит: усопший заводится той же строкой и привязывается к семье.
Как подготовить файл
- Одна строка — одна запись: один клиент, один усопший, одна позиция прайса, один участок.
- Заголовки колонок в первой строке, названия понятные: «Телефон», «ФИО», «Дата смерти».
- Уберите объединённые ячейки и пустые строки между записями.
- Телефоны пишите цифрами, даты — в одном формате во всём файле.
- Для реестра захоронений укажите кладбище в каждой строке: мастер сопоставит названия со справочником.
- Сделайте копию файла и сначала загрузите 20–30 строк, чтобы проверить сопоставление колонок.
Как проходит перенос
- Выберите вид данных и загрузите файл Excel или CSV. Можно сначала скачать шаблон.
- Сопоставьте колонки. Мастер сам предлагает соответствие по названиям. Если колонка названа иначе, выберите её вручную.
- Посмотрите предпросмотр. Показываются первые строки и итог: сколько семей, усопших и дублей получится, сколько строк без телефона.
- Сделайте пробный прогон. Он идёт по тем же правилам, что и настоящая загрузка, поэтому итог совпадёт с отчётом партии. Для реестра захоронений кладбища из файла можно сопоставить со справочником или создать новые.
- Загрузите. Всё заводится одной партией; в отчёте у каждой строки своя отметка.
- Поправьте ошибки. Строки с ошибками можно исправить в самой системе и завести повторно или скачать отчёт об ошибках и поправить в файле.
Гарантии: ничего не сломается
Повторная загрузка без дублей по ключам
Клиентов система сравнивает по телефону (а также по ФИО с датой рождения), усопших по ФИО с датой, позиции прайса по артикулу или наименованию. Если вы загрузите тот же файл дважды, второй раз она пропустит уже заведённое. Клиенты без телефона и без даты рождения ключа не имеют и при повторе будут заведены снова.
Откат партии
Партию можно откатить в течение суток, если загрузили не тот файл или с неверным соответствием колонок. Карточки, к которым за это время уже привязаны заказы, при откате остаются.
Лимит на загрузку
До двух тысяч строк за раз: хватает базе среднего агентства, а случайно выбранный не тот файл не создаст десятки тысяч карточек. Большую базу загружают несколькими партиями.
История загрузок
Все партии сохраняются с отчётом: видно, что и когда загружено, сколько заведено, пропущено и с ошибками.
Чего мастер не переносит
Чтобы вы не ждали лишнего:
- Заказы, сделки и историю общения мастер не загружает: они начинаются в системе с новых обращений. Исторические заказы удобнее оставить в старой таблице как архив.
- Усопший без единой даты не имеет ключа сравнения: у разных людей бывает одно ФИО, поэтому такие строки при повторной загрузке будут заведены снова.
- Настройка обмена с конкретной конфигурацией 1С — отдельная работа: из коробки есть выгрузка счетов, оплат и актов файлом.
Что ещё входит в переезд
Перенос данных и обучение входят в подписку, сроки называем после оценки объёма. Пока вы настраиваете систему, Excel можно не выбрасывать: загрузите клиентов и прайс, проведите несколько настоящих заказов и сравните. Пошаговый план перехода описан в статье как перейти с Excel на CRM, а если вы сравниваете с 1С, смотрите сравнение с 1С. Как проходит переезд целиком, с параллельной работой и сроками, — на страницах «Переход с 1С» и «Переход с другой CRM».
Частые вопросы
В каком формате нужен файл?
Сколько строк можно загрузить за раз?
Что будет, если загрузить тот же файл дважды?
Можно ли отменить загрузку?
Переносятся ли заказы из старой системы?
Сколько стоит перенос?
Загрузите свою таблицу
Семь дней полного доступа без карты. Возьмите файл клиентов или прайса и посмотрите пробный прогон.