Учёт заказов на памятники: карточка, в которой сложно ошибиться в надписи
Заказ на памятник живёт неделями и проходит через несколько рук: менеджер, цех, бригада. Если сведения о нём разбросаны по таблице, чату и бумажному эскизу, ошибка рано или поздно доходит до камня. Здесь разберём, что хранится в карточке заказа на памятник в СРМРитуал, какие проверки не дают сдвинуть заказ дальше с ошибкой и что происходит само при смене этапа.
Что хранится в заказе на памятник
| Блок | Что внутри | Примечание |
|---|---|---|
| Заказчик и усопший | Карточки семьи и усопшего | Надпись сверяется с карточкой усопшего |
| Позиции | Тип: стела, цветник, ограда, ваза, столик, скамейка, благоустройство, работы, товар со склада; наименование, цена, количество | Цена портрета входит в смету эскиза; отдельной строкой его можно добавить вручную |
| Эскиз | Форма, материал, размеры, надписи, подставка, цветник, портрет, декор, работы, смета | Повторное сохранение правит тот же эскиз; утверждённый эскиз после правки нужно согласовать заново |
| Место | Кладбище и участок из реестра захоронений | Регламент кладбища проверяет размеры и материал |
| Срок | «Срок установки» | От него назад считаются сроки цеха |
| Деньги | График платежей, оплаты, скидка | Маржа считается по каждому заказу |
Пример карточки заказа
Условный пример, как выглядит заполненный заказ на этапе «Эскизирование».
| Поле | Значение |
|---|---|
| Заказчик | Дочь усопшего, телефон и согласие на обработку данных отмечены |
| Усопший | ФИО и даты по свидетельству |
| Позиции | Стела, цветник, портрет, установка |
| Кладбище и участок | Выбраны из реестра: сектор, ряд, номер |
| Срок установки | Дата после окончания усадки |
| График платежей | Тремя частями: аванс, при эскизе и перед монтажом |
| Эскиз | Эскиз отправлен семье, ждёт согласования |
Проверка надписи
Ошибка в букве или дате обходится новой плитой, поэтому система сверяет надпись заранее. ФИО и даты рождения и смерти на эскизе сравниваются с карточкой усопшего.
- Жёсткое расхождение блокирует отправку эскиза семье на согласование, статус «утверждён», этап «Гравировка» и переход заказа в «В производстве» и «Монтаж».
- Мягкие предупреждения выдаются на «е» и «ё», регистр, дефисы, пробелы, порядок слов и инициалы.
- Если поправить данные усопшего после утверждения, утверждение снимается и эскиз требует переутверждения семьёй.
Границы проверки: сверка идёт с карточкой усопшего, а не со сканом свидетельства, эпитафия не сверяется. Поэтому данные в карточке нужно вводить по документу. Как проходит согласование, подробно описано в статье «Как согласовать эскиз памятника без переделок».
Что проверяется при переходах
| Переход | Что нужно |
|---|---|
| В «Договор» | Указан заказчик и есть хотя бы одна позиция; скидка выше лимита подтверждена руководителем |
| От эскиза к «КП выставлено» | Утверждённый эскиз (из консультации можно перейти и без эскиза) |
| В «В производстве» и «Монтаж» | Если у заказа есть эскиз: он утверждён и надпись совпадает с карточкой усопшего |
| В «Монтаж» | Если у участка указана дата усадки, она должна наступить |
Не проверяется подписание договора, сумма оплаты и наличие камня на складе: эти вещи менеджер контролирует сам.
Что происходит само при смене этапа
- «В производстве»: в цехе создаётся задание из пяти этапов, семье уходит сообщение, что изготовление началось.
- Оплата при этапе «Договор»: заказ сразу переходит «В производстве».
- Все этапы цеха закрыты: заказ становится «Готов к отгрузке» и в транспорте появляется задача доставки.
- «Монтаж»: создаются рейс бригады и наряд, офису приходит сообщение «Заказ в монтаже — назначьте бригаду».
- Подписанный акт на телефоне: заказ переходит в «Выполнен».
- «Выполнен»: списываются готовые товары со склада, оформляются акт и гарантийный талон, создаются напоминания о сервисе.
Программа учёта памятников: журнал, поиск и документы
Список заказов один для похорон и памятников: пилюля «Памятники», фильтры по этапу, ответственному, источнику и кладбищу, личные выборки и доска воронки. Устройство списка описано на странице «Учёт заказов ритуальных услуг». Вид «Памятники» определяется по слову в названии заказа.
Из карточки печатаются договор, наряд-заказ на изготовление и монтаж, реквизиты, акт и гарантийный талон. В печатные формы попадают наименование, материал и размеры позиции, а эскиз и текст надписи в них не выводятся. Встроенный текст договора рассчитан на изготовление и установку изделия.
Частые вопросы
Подходит ли CRM для учёта заказов памятников?
Что хранится в карточке заказа на памятник?
Как система проверяет надпись?
Подходит ли система агентству без своего цеха?
Печатается ли эскиз в договоре?
Как вести учёт заказов гранитной мастерской?
Заведите заказ на памятник
Семь дней полного доступа без карты: соберите состав, эскиз и пройдите заказ по этапам до акта.