СРМ для катафальной службы: машины, водители, путевые листы
СРМРитуал собирает транспортный отдел в одном месте: заявки на катафалк с адресом и временем подачи, закреплённые машина и водитель, путевые листы, норма расхода топлива против факта, ТО и ремонты. Затраты по рейсу ложатся на конкретный заказ, а водитель работает со своим экраном и не видит цен.
Где сейчас живёт транспортный отдел
В большинстве служб транспорт держится на одном человеке и его телефоне. Диспетчер помнит, что вторая «Газель» с утра ушла на перевозку из областной больницы, третья стоит на подаче к дому на Северной, а первая — в сервисе с тормозами. Пока смена одна и машин три, это работает. Как только появляется четвёртая машина, подменный водитель и параллельные похороны в разных концах города, память начинает подводить в самый неподходящий момент.
Заявки идут в мессенджер: «завтра в 9:40 катафалк к моргу на Гоголя, потом на Северное кладбище, семья просит остановиться у храма». Через сутки эта переписка тонет под сотней других сообщений. Никто не знает, кто именно подтвердил рейс, во сколько машина реально подалась и почему опоздала на сорок минут. Родственники в такие минуты не разбираются в логистике — они видят пустую площадку у морга и запоминают это надолго.
Путевые листы при этом заполняются пачкой в конце недели, а иногда и месяца. Одометр вписывается по памяти, маршрут — примерно, топливные чеки лежат в бардачке комком. Сверять норму с фактом в такой картине бессмысленно: цифры и так подогнаны друг под друга. А ремонт, который случился в мае, никто не вспомнит в сентябре, когда та же машина снова встанет по той же причине.
Отдельная боль — деньги. Себестоимость похорон считают по гробу, венкам, копке и работе бригады, а транспорт кладут «на глазок»: пятьсот рублей за выезд, тысячу за межгород. Реального расхода никто не знает, и в отчёте о прибыли катафальная служба выглядит бесплатной. Как разложить расходы по заказам, подробно разобрано в материале как считать себестоимость похорон.
Что умеет СРМ для катафальной службы
1. Заявки на катафалк с адресом и временем
- Заявка заводится из карточки заказа или отдельно: тип перевозки, адрес подачи, адрес назначения, дата и время.
- Типовые маршруты ритуальной службы: вывоз из дома, перевозка из морга на кладбище или в крематорий, доставка тела в морг, кортеж с прощанием, межгород.
- В заявке указываются сопровождающие: сколько человек едет с телом, нужен ли автобус для родственников.
- Рейсы на день видны списком с временем подачи, поэтому два катафалка не назначаются на одно и то же время.
- Каждый рейс связан с заказом, а не висит сам по себе, — по заказу видно всю его транспортную историю.
2. Машины и водители
- Справочник транспорта: катафалки, ритуальные автобусы, грузовые машины под памятники и ограды.
- Карточка машины: марка, госномер, вместимость, текущий пробег, норма расхода топлива, даты ТО.
- Закрепление машины и водителя за рейсом; подменный водитель ставится в тот же рейс без переписывания заявки.
- Учёт занятости: если машина на ТО или уже стоит в рейсе, это видно при назначении.
- Водители не занимают платных пользовательских мест — сколько бы их ни было в штате.
3. Путевые листы
- Путевой лист заполняется в карточке рейса: машина, водитель, маршрут, показания одометра при выезде и возврате.
- Печать бланка из системы; отметки медика и механика ставятся на распечатанном листе по вашему регламенту.
- Листы хранятся привязанными к машине и водителю, поэтому найти нужный день через полгода — вопрос одного поиска.
- Состав обязательных реквизитов путевого листа задан приказом Минтранса и периодически меняется — шаблон стоит сверять с действующей редакцией.
4. Норма расхода топлива и факт
- Норма задаётся в карточке машины, отдельно летняя и зимняя.
- Расход по норме считается от пробега рейса; фактическая заправка вносится по чеку.
- Расхождение между нормой и фактом видно по машине, по водителю и по периоду.
- Разговор с водителем перестаёт быть спором на повышенных тонах: на экране цифры, а не подозрения.
5. ТО, ремонты и состояние парка
- График ТО по пробегу и по датам; машина с просроченным обслуживанием помечена в списке.
- История ремонтов с суммами: что меняли, когда, за сколько.
- Затраты закрепляются за машиной, поэтому в конце квартала видно, какой катафалк обходится дороже остальных.
- Простой в сервисе учитывается при планировании: машина в ремонте не предлагается для назначения.
6. Затраты рейса в себестоимости заказа
- Топливо по норме, работа водителя и разовые расходы относятся на конкретный заказ.
- В карточке заказа выручка и затраты стоят рядом — маржа считается с учётом транспорта, а не без него.
- Отчёты по периоду показывают, сколько стоит собственный парк и не дешевле ли часть рейсов отдавать на сторону.
- Межгород и дальние выезды видно отдельно — эти рейсы чаще всего и уводят заказ в минус.
Кому подходит этот модуль
Катафальные службы
Перевозчики с собственным парком, которые работают и на свои заказы, и на сторонние агентства.
Транспортный отдел бюро
Похоронное бюро с двумя–пятью машинами, где диспетчер совмещает приём заявок и планирование выездов.
Службы перевозки тел
Компании, которые возят умерших по договорам с моргами и больницами и отчитываются по каждому вывозу.
Сети с филиалами
Несколько площадок и общий парк: видно, чья машина свободна и кто кому передал рейс.
Мастерские памятников
Доставка стелы и ограды на участок — тот же рейс, тот же путевой лист, те же затраты на заказ.
ИП с одной машиной
Даже один катафалк требует путевых листов и учёта топлива — тариф «Старт» 5 900 ₽/мес.
Рейс по шагам: кто что отмечает
Ниже — обычный вывоз из морга на кладбище. Слева этап, в середине — что делает водитель со своего экрана, справа — что в этот момент видит офис. Отметки водитель ставит в том же мобильном экране, что и монтажная бригада: он работает без связи — отметки сохраняются в телефоне и уходят в систему, когда сеть появится.
| Этап рейса | Водитель | Офис |
|---|---|---|
| Назначение | Видит рейс в списке на завтра: адрес морга, время подачи, куда едем | Машина и водитель закреплены за заказом |
| Выезд из гаража | Отмечает выезд и вносит показания одометра | Рейс перешёл в работу, время старта зафиксировано |
| Подача к моргу | Отмечает прибытие | Диспетчер не звонит с вопросом «ты доехал?» |
| Погрузка | Отмечает готовность к движению, при необходимости прикладывает фото документов | Менеджер понимает, успевает ли кортеж к назначенному времени прощания |
| Кладбище или крематорий | Отмечает прибытие на место | Статус заказа виден без переписки |
| Возврат | Вносит конечный одометр и чек заправки | Пробег и топливо ложатся в путевой лист |
| Закрытие | Рейс закрыт | Затраты по рейсу отнесены на заказ, путевой лист готов к печати |
Сколько стоит незамеченный перерасход
Мы не знаем ваших цифр и не будем выдумывать отраслевую статистику. Вместо этого — формула, которую вы за пять минут проверите на собственном парке. Считаем по одной машине и одному типовому рейсу.
Расход по норме, л = (пробег рейса, км ÷ 100) × норма, л/100 км. Разница между фактической заправкой и этой величиной — то, что сегодня никто не сверяет.
| Показатель | Откуда берётся | Пример (подставьте свои) |
|---|---|---|
| Пробег по рейсу, км | Одометр в путевом листе: выезд и возврат | 42 |
| Норма расхода, л/100 км | Карточка машины, летняя или зимняя | 15 |
| Расход по норме, л | (42 ÷ 100) × 15 | 6,3 |
| Заправлено фактически, л | Чек, внесённый водителем | 8,1 |
| Расхождение, л | 8,1 − 6,3 | 1,8 |
| Цена литра, ₽ | Последняя заправка | 60 |
| Цена расхождения за рейс, ₽ | 1,8 × 60 | 108 |
| За месяц: 6 рейсов в день, 25 дней | 1,8 × 6 × 25 × 60 | 16 200 |
Цифры в третьей колонке — не наше исследование рынка, а иллюстрация формулы. Возьмите свой средний пробег рейса, свою норму и свою цену литра. Умножьте результат на количество машин. Дальше решайте сами: половина этой суммы может оказаться честной разницей между городским циклом зимой и нормативом, а половина — тем, что просто не считалось. Разница видна только тогда, когда одометр вносится в день рейса, а не через месяц по памяти.
Типичные проблемы транспорта — и как их закрывает система
Проблема 1: «Машину назначили на два рейса»
Диспетчер держал расписание в голове и в блокноте. Утром выясняется, что один катафалк обещан и на девять к моргу, и на девять сорок на вывоз из дома. Один из адресов приходится закрывать наёмной машиной по срочному тарифу или переносить время, объясняясь с семьёй.
Решение: рейсы на день лежат единым списком с временем подачи и закреплённой машиной. Занятая машина видна при назначении, и накладка обнаруживается на этапе планирования, а не утром в день похорон.
Проблема 2: «Путевые листы заполняются задним числом»
Пачка бланков лежит до конца месяца, потом за вечер заполняется по памяти. Пробег примерный, маршруты приблизительные, чеки не бьются с листами. Проверять по такому массиву нечего.
Решение: лист собирается из данных рейса в день выезда: одометр вносит водитель на выезде и на возврате, маршрут уже есть в заявке. Печать — из карточки, а не набор бланка заново.
Проблема 3: «Расход топлива никто не сверяет»
Норма прописана в приказе, но факт с ней не сравнивался ни разу. Заправки идут по карте или наличными, чеки теряются, а вопрос водителю превращается в конфликт без доказательств с обеих сторон.
Решение: норма хранится в карточке машины, факт вносится по чеку, расхождение считается автоматически по рейсу, машине и водителю. Разговор идёт по цифрам за период, а не по одному подозрительному дню.
Проблема 4: «Не помним, когда эту машину обслуживали»
ТО делается тогда, когда что-то застучало. Одна и та же неисправность повторяется дважды за сезон, потому что историю ремонтов никто не ведёт. Машина встаёт в разгар весеннего вала, когда каждый выезд на счету.
Решение: в карточке машины хранятся пробег, даты ТО и все ремонты с суммами. Просроченное обслуживание помечено в списке, а история ремонтов показывает, что именно ломается повторно.
Проблема 5: «Транспорт не попадает в себестоимость»
Заказ закрыт, маржа посчитана по товарам и работам, а бензин, амортизация и время водителя остались за скобками. Кажется, что дальние выезды выгодны, пока в конце квартала не сходится касса.
Решение: рейс привязан к заказу, и его затраты видны в той же карточке, что и выручка. Межгород и ночные подачи перестают быть невидимыми.
Проблема 6: «Водитель видит слишком много»
Чтобы дать водителю адрес, ему открывают заказ целиком — вместе с суммой, скидкой и телефоном заявителя. В отрасли, где заявки уводят на сторону, это лишний риск.
Решение: роль водителя ограничена рейсом: куда, во сколько, что везём, с кем связаться на месте. Цены и клиентская база закрыты, действия пишутся в журнал аудита. Тот же принцип действует и для агентов по моргам, у которых свои границы доступа.
Транспорт — часть общей системы
Катафальная служба редко существует отдельно. Заявка приходит от агента или из контакт-центра, становится заказом, обрастает гробом со склада, документами и графиком платежей. Рейс — один из этапов этого заказа, и именно поэтому его не стоит вести в отдельной программе: тогда придётся вручную переносить адреса, время и суммы между двумя системами, а ошибки переноса всплывут в день похорон.
В СРМРитуал транспорт стоит рядом с остальными разделами: заказы с воронкой стадий, кладбища с регламентами, склад, документы, оплаты, монтаж бригадами, морг, рекламации. Если у вас похоронное бюро полного цикла, посмотрите общую страницу СРМ для похоронного бюро — транспорт там один из модулей. Как организовать саму службу и договориться о работе с моргами, разобрано в статье организация катафальной службы.
Перенос базы из Excel мы делаем за день и бесплатно: справочник машин, водителей, норм расхода и история рейсов, если она у вас велась. Пробный период — 7 дней без карты. Стоимость подписки и что входит в каждый тариф — на странице тарифы.
Частые вопросы про учёт катафалков
Чем учёт катафалков в СРМ отличается от таблицы в Excel?
Водитель увидит цены заказа и контакты клиента?
Можно ли печатать путевые листы из системы?
Как затраты на транспорт попадают в себестоимость заказа?
Занимают ли водители платные места в тарифе?
Что система даёт по ТО и ремонтам?
Соберите транспортный отдел в одном окне
7 дней бесплатно, без привязки карты. Заведём ваши машины, нормы расхода и водителей — и посмотрим на первый день рейсов вместе.