Автоматизация похоронного бюро: что система делает сама, а что остаётся человеку
Автоматизация похоронного бюро — это не «роботы вместо людей», а система, которая берёт на себя рутину: напоминает о долгах, считает комиссию агента, бронирует участок, снимает наряды при отказе. Решения и разговоры с семьёй остаются людям. Перечисляем, что именно СРМРитуал делает сама, по событиям, и где автоматики нет.
Что происходит само, по событиям
| Событие | Что делает система |
|---|---|
| Создан заказ | При профиле «Похороны» раскладывает чек-лист организации похорон, бронирует выбранный участок на семь дней, при указанном времени прощания ставит ответственному дело «Прощание: ФИО» |
| Внесена оплата | Пересчитывает долг, начисляет комиссию агента, резервирует материал мастерской, если в настройках склада выбрано «При авансе» |
| Заказ отменён («Отказ») | Аннулирует неоплаченные счета, снимает наряды, рейсы и бронь участка, сторнирует комиссию агента |
| Заказ «Проведены» | Формирует акт, отмечает участок занятым и записывает захоронение, снимает неначатые наряды и рейсы, отправляет семье сообщение со ссылкой на оценку |
| Счёт просрочен | Ежедневная проверка в 08:30 присылает менеджеру заказа (иначе администратору) уведомление «Счёт просрочен» по счетам с наступившим сроком оплаты; по одному счёту повтор не чаще чем через 60 дней |
| Заказ неделю без правок | Присылает уведомление «Заказ стоит N дн.» не чаще раза в неделю |
| Пропущен звонок | При подключённых телефонии и SMS отправляет «перезвоним»; если за пять минут звонок не обработан, срабатывает эскалация |
| Срочный вызов | Ведёт обратный отсчёт до нормы выезда и предупреждает руководителя о просрочке |
| Поминальные даты | При отмеченном согласии на рассылку и без отметки «не беспокоить» за десять дней до сорока дней, полугода и годовщин (до пяти лет) ставит администратору дело «Годовщина» типа «Звонок» |
Комиссии агентов пересчитываются раз в час: начисляются по оплатам, сторнируются при возврате и отмене.
Три автоматизации, с которых стоит начать
Уведомления о долгах
Менеджер получает уведомление о просроченном счёте и не держит должников в голове. Напоминание семье готовится одним окном: текст, канал и дата «обещал до».
Комиссии агентов
Ставка в процентах от суммы, фиксированная за заказ или прогрессивная шкала. Начисление идёт по оплатам, а ведомость на выплату собирается за месяц с выгрузкой в CSV или для 1С.
Бронь участка и документы
Выбранный участок бронируется при создании заказа, а акт, наряд и договор печатаются из карточки без пересборки в Word; тексты договора и акта правятся в шаблонах.
Что остаётся человеку
- Цена, состав заказа и скидка.
- Разговор с семьёй: сообщения на промежуточных этапах система не отправляет, их ведёт агент.
- Назначение агента, бригады, машины и водителя: система проверяет занятость, но не решает вместо диспетчера.
- Текст договора на похороны: встроенный шаблон написан под памятник.
- Решение об отказе: система лишь снимает последствия.
Чего система не автоматизирует
- Семье автоматически уходит одно сообщение о ходе похорон, на этапе «Проведены». Подтверждения оплаты семье нет.
- Напоминание о платеже готовится и отправляется вручную.
- Печатные акты морга и путевые листы не формируются.
- Автосписания материалов в морге нет.
- ОСАГО, техосмотр и медосмотр водителей хранятся, но напоминаний нет.
Как включить годовщины и дела
- В карточке семьи отметьте «Согласие на рассылку о памятных датах и услугах». При создании клиента через форму заказа галочка по умолчанию не стоит.
- Дела о годовщинах появляются при отмеченном согласии на рассылку, без отметки «не беспокоить» и без календаря. Правила «Календаря памяти» (Маркетинг → «Звонки и сообщения») появляются при первом открытии раздела: «40 дней — позвонить семье» и «Год после погребения — предложить памятник».
- Тихий период (по умолчанию 40 дней после похорон) учитывают рассылки и правило «Год после погребения», а дела о годовщинах он не останавливает.
Подробнее о подходе без перегибов — в статье «Автоматизация ритуального бизнеса: что можно и что нельзя», а об общей схеме — на странице «Автоматизация ритуального агентства».
Порядок внедрения на неделе
| День | Что сделать |
|---|---|
| 1 | Выбрать профиль «Похороны», добавить сотрудников и роли |
| 2 | Загрузить клиентов и прайс, поправить шаблон договора |
| 3 | Подключить бота Telegram или MAX для чата с семьёй |
| 4 | Завести агентов со ставками комиссии |
| 5 | Отметить согласие семей, открыть «Календарь памяти» |
| 6–7 | Провести настоящие заказы и проверить, какие дела и уведомления появились |
Частые вопросы
Что в CRM для бюро ритуальных услуг можно автоматизировать?
Пишет ли система семье сама?
Как считается комиссия агента?
Нужна ли настройка перед использованием?
Посмотрите автоматизацию в работе
Семь дней полного доступа без карты: проведите заказ и посмотрите, какие дела и уведомления система поставила сама.