СРМ для траурного зала и зала прощания
СРМРитуал — программа для ритуального зала, в которой зал и время прощания живут не в тетради у входа, а в заказе. Справочник залов, зал и время церемонии в карточке заказа и проверка занятости зала при назначении. Заказ с залом видят сотрудники в пределах своей роли.
Почему журнал у входа перестаёт справляться
В зале прощания расписание обычно ведут в общей тетради: столбик времени, фамилия усопшего, иногда телефон заявителя. Пока зал один и церемоний две в день, тетради хватает. Ломается она в тот момент, когда время начинают называть несколько человек сразу: диспетчер — по телефону, менеджер в салоне — семье за столом, агент — прямо в морге, ночью, когда до тетради тридцать километров.
Каждый из них считает, что час свободен, потому что последнюю запись видел утром. Итог знает любой администратор зала: семья приезжает к назначенному времени, а в зале ещё стоит предыдущий гроб, родственники не разошлись, вынос не начался. Две скорбящие семьи встречаются в дверях. Извиниться в этот момент нечем — люди приехали не на приём к врачу, время им пересогласовать нельзя.
Вторая причина накладок мягче, но встречается чаще: в журнал пишут время прощания, а зал занят дольше. После церемонии нужно вынести венки и цветы, протереть постамент и катафалковую площадку, сменить ленты и покрывала, проветрить помещение, встретить следующую бригаду и разложить принесённые семьёй иконы и фотографию. Если в тетради строки идут вплотную, промежуток съедается. Формально накладки нет, фактически — вторая семья ждёт на улице.
Третья причина — разрыв между расписанием и заказом. Зал знает время, но не знает, оплачен ли заказ, приедет ли катафалк из морга, кто заявитель и какие документы напечатаны. Заказ, в свою очередь, не знает про зал. Сшивают их вручную: звонком, сообщением в чате, запиской. Разрыв держится, пока в день одна-две церемонии, и рвётся в пиковые недели.
Что даёт учёт залов и прощаний в системе
1. Справочник залов
- Зал заводится один раз: название, адрес, вместимость, примечание.
- Несколько залов ведутся в одной базе, любой зал можно отключить из выбора.
- Свои особенности зала фиксируются в карточке и не держатся в голове администратора.
- При смене администратора данные о залах и прощаниях остаются в системе, а не уходят вместе с тетрадью.
2. Проверка занятости зала
- При назначении прощания система проверяет выбранный зал: если в этом зале в пределах часа от выбранного времени уже стоит другое прощание, она сообщает номер заказа и не даёт назначить второе.
- Проверка идёт по каждому залу отдельно — до того, как назвать семье час. Окно в час задано системой, его длительность не настраивается.
- Зал и время хранятся в заказе, а не в тетради: их видят все, у кого есть доступ к заказу.
- Правка времени в заказе сразу видна всем — не нужно ждать, пока кто-то дойдёт до стойки и перепишет строку.
3. Время прощания в карточке заказа
- Зал и время церемонии стоят в заказе, рядом с усопшим, заявителем, катафалком и бригадой.
- В заказе рядом видны оплаты, состав и напечатанные документы.
- Заказ идёт по воронке, и прощание — одна из точек этого пути, а не отдельный файл.
- Изменилось время — оно меняется в одном месте, и вся команда работает с новым.
4. Зал в сцепке с остальным днём
- Транспорт: катафалк, водитель, путевой лист — тот же заказ, что и церемония в зале.
- Морг: приём, процедуры и выдача связаны с тем же усопшим, а не ведутся отдельным списком.
- Кладбище и захоронение: после прощания видно, куда едет процессия и какие там регламенты.
- Документы ритуальных услуг — договор, наряд-заказ, акт, реквизиты для оплаты — печатаются из карточки заказа.
- Оплаты и графики платежей видны рядом: администратор зала знает, закрыт ли расчёт с семьёй.
5. Доступ и следы правок
- 18 готовых ролей: администратору зала можно оставить право менять время, остальным — только просмотр.
- Журнал аудита хранит, кто и когда переставил час, — спор по «кто сдвинул прощание» закрывается фактом.
- Вход по коду, ночная резервная копия базы, инструменты для работы по 152-ФЗ.
- Агенты, монтажники и водители не занимают платных мест.
Слот зала: считайте не прощание, а занятость
Главная арифметическая ошибка бумажного журнала — ставить в строку длительность прощания. Зал занят дольше. Ниже — разметка одного слота для самостоятельного расчёта: колонка «пример» приведена, чтобы показать порядок действий, а считать нужно по своим цифрам, замерив реальный день секундомером в руках администратора. Система проверяет зал в окне в час и длительность слота не хранит, поэтому подготовку, вынос и уборку закладывайте при выборе времени прощания.
| Этап слота | Что происходит в зале | Пример, мин | Ваше время, мин |
|---|---|---|---|
| Подготовка | Постамент, ленты, покрывала, фотография и иконы семьи, музыка | 15 | — |
| Приём процессии | Подъезд катафалка, внос гроба, размещение родственников | 10 | — |
| Прощание | Сама церемония, слово, отпевание или гражданская панихида | 40 | — |
| Вынос | Закрытие гроба, вынос, посадка семьи в транспорт | 15 | — |
| Уборка | Цветы и венки, протирка, проветривание, возврат зала в исходное | 20 | — |
| Запас | Опоздание процессии, задержка из морга, пробки, дождь | 10 | — |
| Слот целиком | Время, на которое зал недоступен другой семье | 110 | — |
Дальше считается ёмкость дня. Формула простая, проверьте её на своих числах:
Церемоний в день = рабочее окно зала в минутах ÷ длительность слота. Пример с цифрами из таблицы: с 9:00 до 17:00 это 480 минут, слот 110 минут, значит 480 ÷ 110 ≈ 4 церемонии, а не 8, как получается, если считать по одному прощанию в 40 минут и писать строки вплотную.
Разница между четырьмя и восемью — это и есть накладки, которые администратор потом гасит извинениями. Когда время прощания выбирают с учётом занятости зала целиком, а не только самой церемонии, накладок меньше. Как разложить день по слотам и что делать с опозданиями процессии, разобрано отдельно в материале «Расписание прощаний в зале».
Типичные ситуации в зале — и что меняется
Две семьи на один час
Диспетчер записал прощание на 12:00, агент из морга в ту же ночь пообещал семье 12:00 в том же зале. Тетрадь узнала об этом утром, семьи — у дверей.
Что меняется: при назначении прощания система проверяет зал: если на это время в нём уже стоит другое прощание, она называет номер заказа и не даёт назначить второе.
Между церемониями не осталось времени
В журнале 11:00 и 12:00, прощание длится сорок минут — вроде помещается. Но венки не вынесены, пол не протёрт, следующая процессия подъехала раньше.
Что меняется: система не даёт поставить два прощания в одном зале ближе чем на час, а семье называют время прощания из карточки заказа. Вынос и уборку закладывайте при выборе часа.
Время переставили, а бригада не знает
Прощание сдвинули на час по просьбе родственников. Диспетчер помнит, администратор зала помнит, водитель катафалка — нет, потому что ему сказали накануне.
Что меняется: время меняется в заказе, а не в четырёх местах. Катафалк, водитель и бригада привязаны к тому же заказу и открывают актуальный день, в том числе с телефона — мобильный экран бригады работает и без связи.
Зал занят, а деньги не пришли
Церемония прошла, а по расчёту с семьёй остался долг. Кто должен был его закрыть и на какой стадии он повис — выясняют через неделю.
Что меняется: в карточке заказа рядом с временем прощания стоят счета, оплаты и график платежей. Администратор зала видит состояние расчёта до церемонии, а не после.
Спор о том, кто сдвинул время
В тетради строка зачёркнута и переписана. Кто это сделал и когда — неизвестно, разбирательство заканчивается ничем.
Что меняется: журнал аудита хранит правки с автором и временем. Разговор идёт по факту, а не по памяти двух уставших людей.
Кому нужна отдельная программа ритуального зала
Свой зал прощания
Бюро с собственным залом: зал и время прощания в заказе, проверка занятости и связка церемонии с заказом.
Несколько залов
Несколько залов в справочнике: занятость проверяется по каждому залу отдельно.
Прощание перед кремацией
Зал и время церемонии перед кремацией в заказе; сама кремация записывается в заказ как услуга.
Агентства с агентами в моргах
Агент передаёт заявку, а менеджер назначает зал и час с проверкой занятости.
Зал плюс свой транспорт
Катафалки, водители и путевые листы согласованы с часом прощания, а не с чужим списком.
Сети и филиалы
Единая база залов и заказов, разграничение доступа по ролям.
Как перенести залы и прощания в систему
- Шаг 1. Заведите залы. Название, адрес, вместимость, примечание. Если залов несколько — заводятся все.
- Шаг 2. Замерьте слот. Пройдите один обычный день с секундомером: подготовка, приём процессии, прощание, вынос, уборка. Полученную цифру учитывайте, когда выбираете время прощания.
- Шаг 3. Внесите ближайшие церемонии. Зал и время прощания указываются в карточке заказа. Клиентов из Excel загружает мастер импорта бесплатно; ближайшие заказы заводятся в системе.
- Шаг 4. Раздайте роли. Кто ставит время, кто только смотрит. Агентам и водителям доступ можно открыть без доплаты — платных мест они не занимают.
- Шаг 5. Закройте тетрадь. Пока журнал лежит у входа, кто-нибудь обязательно запишет туда. Двух источников правды быть не должно.
Дальше зал перестаёт быть отдельным хозяйством: церемония идёт внутри заказа вместе с моргом, катафалком, кладбищем, документами и расчётом с семьёй. Как это выглядит на стороне полного цикла — на странице СРМ для похоронного бюро; если у вас церемония перед кремацией, смотрите решение для кладбища. Печать договора, наряд-заказа и акта из карточки заказа описана в разделе документы ритуальных услуг.
Тарифы для траурного зала
| Тариф | Цена в месяц | Кому подходит |
|---|---|---|
| Старт | 19 900 ₽ | Один зал, небольшая команда, заказы и прощания в одном месте |
| Агентство | 34 900 ₽ | Зал вместе с моргом, транспортом, складом и агентами |
| Сеть | 74 900 ₽ | Несколько площадок и филиалов, общая база залов и заказов |
Во всех тарифах доступны 7 дней бесплатно без привязки карты, при оплате за год — дешевле. Агенты, монтажники и водители не занимают платных мест, поэтому доступ к заказам можно открыть всей смене. Полный состав тарифов и что в них входит — на странице тарифов.
Частые вопросы про СРМ для траурного зала
Чем учёт в системе лучше журнала у входа?
Как учесть уборку и подготовку между церемониями?
Можно ли вести несколько залов и площадок в одной системе?
Видно ли время прощания в карточке заказа?
Кто из сотрудников увидит зал и время прощания и кто сможет их менять?
Сколько это стоит и как начать?
Заведите залы прощания в системе
7 дней бесплатно, без привязки карты. Залы, время церемоний, проверка занятости и заказ целиком — в одной системе.