Программа учёта ритуальных услуг: от звонка семьи до подписанного акта
Учёт ритуальных услуг — это не журнал обращений. Это состав заказа, исполнители, деньги, которые приходят частями, и документы, которые должны сойтись с суммой. СРМРитуал собирает всё в карточке заказа, чтобы на вопрос «где заказ, кто отвечает и сколько нам должны» можно было ответить за десять секунд.
Что нужно учитывать в ритуальных услугах
Хороший учёт отвечает на семь вопросов по каждому заказу. Если хотя бы на один ответ приходится искать в чате или тетради, на потоке заказ рано или поздно потеряется.
| Что учитывать | Что ломается без программы | Как это ведётся в СРМРитуал |
|---|---|---|
| Обращение и источник | Ночной звонок записан на бумажке, откуда пришла семья — неизвестно | Заказ создаётся из звонка, заявки с сайта или срочного вызова; источник (сайт, рекомендация, агент, реклама, партнёр) сохраняется |
| Состав заказа | Смета в Word, цены в голове менеджера | Позиции из номенклатуры и пакетов услуг, итог и скидка считаются автоматически |
| Этапы | Непонятно, где заказ и кто за него отвечает | Воронка по этапам с ответственным, просрочка подсвечивается |
| Исполнители | Бригада, машина и водитель выясняются звонками | Назначение с проверкой занятости, наряд и рейс в мобильном экране |
| Деньги | Аванс, остаток и пособие считаются в разных местах | Оплаты частями, график платежей, долг по клиенту, готовый текст напоминания |
| Документы | Договор собирается заново, акт теряется | Договор, наряд-заказ, акт и реквизиты печатаются из карточки |
| Итог | Прибыль выясняется в конце года | Отчёты по продажам, прибыли, дебиторке, кассе и по менеджерам |
Путь заказа по похоронной воронке
Для агентства с профилем «Похороны» заказ проходит семь этапов от обращения до «Проведены», после чего закрывается. Этапы идут в заданном порядке: нельзя перескочить от обращения сразу к погребению.
| Этап | Что здесь ведётся |
|---|---|
| Новое обращение | Кто звонил и кем приходится усопшему, где находится тело, источник обращения, ответственный агент |
| Выезд агента | Встреча с семьёй, состав заказа, озвученная сумма, аванс и дата остатка |
| Оформление | Договор и документы, свидетельство о смерти, пособие на погребение |
| Подготовка | Морг, зал, транспорт, гроб, венки и ритуальные принадлежности |
| Прощание | Расписание зала и время церемонии |
| Погребение | Кладбище и участок, бригада, рейс катафалка |
| Проведены | Акт выполненных работ, остаток оплаты, напоминания на сороковой день и годовщину |
Памятники ведутся по своей воронке — от эскиза до монтажа. Как это устроено, — на странице учёта гранитных памятников.
Услуги, товары и прайс в составе заказа
В заказ попадают позиции из номенклатуры: услуги (копка, транспорт, зал), товары (гроб, венки, кресты, урны) и работы по памятникам. Менеджеру не нужно помнить цены: он выбирает позицию, а система подставляет цену и считает итог.
Пакеты услуг
Готовый состав заказа, например «Эконом», «Стандарт», «Премиум»: менеджер собирает заказ в пару кликов и меняет позиции под семью. Подробнее — смета на похороны.
Версии прайса
Новый прайс можно подготовить заранее как черновик и ввести с нужной даты. Старые версии остаются в архиве: видно, какая цена действовала в прошлом месяце.
Скидки
Сначала считается процент от суммы позиций, затем фиксированная скидка. Тот же порядок печатается в договоре, поэтому цифры в системе и на бумаге совпадают.
Старые цены
Отчёт показывает открытые заказы, оформленные по прежнему прайсу: сумма по договору, сумма по текущему прайсу и разница.
Деньги: частями, с долгами и пособием
В ритуальном бизнесе семья платит не одной суммой: аванс в день обращения, остаток после похорон, пособие позже, памятник частями. Учёт, который знает только «оплачено» и «не оплачено», здесь не работает.
- Оплаты вносятся частями, каждая привязана к заказу и способу оплаты.
- График платежей показывает, какая часть и когда должна поступить.
- Долги всех заказов собраны в отчёте дебиторки вместе с просроченными частями.
- Напоминание о платеже готовится в одном окне: канал (Telegram, MAX, SMS или письмо), готовый текст и дата «обещал до». В ленте заказа остаётся запись об этом. Текст открывается в вашем мессенджере или телефоне, а письмо система может отправить сама, если у семьи есть почта.
- Пособие на погребение ведётся отдельным разделом со сроком обращения: как это устроено.
Подробный разбор финансов — на странице финансового учёта, а рассрочка и долги описаны в разделе рассрочки платежей.
Документы из карточки заказа
Договор, наряд-заказ, акт выполненных работ, гарантийный талон и реквизиты для оплаты печатаются из карточки: данные семьи, усопшего, состав заказа и сумма подставляются сами. Шаблоны договора, акта и гарантийного талона редактируются в настройках: это HTML-текст с подстановками данных заказа, поэтому документы выглядят так, как привыкли в агентстве.
Какие документы закрывают сделку и что в них проверять, — на странице документов ритуальных услуг.
Как перейти на учёт в программе
Если агентство вело учёт в Excel, клиентов, усопших и прайс можно загрузить мастером импорта. Он сам определяет колонки, показывает, что получится, делает пробный прогон и не плодит дубли при повторной загрузке. Партию можно откатить в течение суток. Подробности — в статье как перейти с Excel на CRM.
Частые вопросы
Что входит в учёт ритуальных услуг?
Подходит ли программа для похоронного бюро и небольшого агентства?
Можно ли вести услуги и товары в одной программе?
Как программа считает стоимость заказа?
Что с документами по 152-ФЗ?
Нужно ли что-то устанавливать?
Заведите первый заказ
Семь дней полного доступа без карты. Соберите пакет услуг, оформите заказ и распечатайте договор из карточки.