Переход на СРМ (CRM) для ритуального агентства с Битрикс24, amoCRM, Excel и любой другой программы
Универсальная CRM закрывает сделку на оплате, а у агентства заказ живёт год: похороны, усадка грунта, памятник, уход. Таблица и тетрадь не напомнят о памятнике и не соберут договор. Переезд с любой из этих систем устроен одинаково: контакты и справочники выгружаются в Excel или CSV, мастер импорта заводит их за день, остальное делаем мы, а старая система работает, пока вы не переключитесь.
Откуда переезжают и что переносится
Битрикс24
Контакты, компании и справочники выгружаются из Битрикс24 в CSV или Excel стандартной выгрузкой и загружаются мастером импорта. Сделки и историю общения мастер не переносит: открытые сделки заводим заказами вместе с вами, закрытые остаются архивом.
amoCRM
Контакты и компании выгружаются из amoCRM в CSV или Excel и загружаются мастером импорта. Воронки amoCRM переносить не нужно: у заказа в СРМРитуал уже есть этапы похорон и памятника, срок усадки и регламент кладбища.
Excel, Google Таблицы и тетрадь
Одна строка — одна запись, заголовки в первой строке. Тетрадь набирается в таблицу: заказчик, телефон, усопший, даты. Колонки мастер узнаёт по названиям, дубли по телефону пропускает.
Самописные и отраслевые программы
Подходит любая программа, из которой можно сохранить таблицу: учёт захоронений, база на Access, старая отраслевая система. Если выгрузки нет, разбираем на созвоне, как достать данные.
Что переносится и кто это делает
Перенос данных, настройка шаблонов документов и обучение входят в любой тариф. То, что укладывается в мастер импорта, вы можете сделать сами за день, остальное делаем мы.
| Данные | Откуда берутся | Кто делает |
|---|---|---|
| Клиенты (семьи) и усопшие | Контакты и компании из CRM, листы таблицы, тетрадь, набранная в таблицу | Вы через «Настройки → Перенос данных» или мы по заявке |
| Прайс и товары | Прайс-лист из таблицы или каталог из старой программы: наименование, артикул, категория, единица, цены | Вы или мы |
| Реестр захоронений | Таблица участков: кладбище, участок, сектор, ряд, тип, дата последнего захоронения | Мы: кладбища из файла сопоставляем со справочником или создаём |
| Шаблоны документов | Ваши договор, акт и гарантийный талон | Мы: переносим реквизиты и условия в шаблоны системы |
| История заказов и сделок | Закрытые сделки из CRM или журнал заказов из таблицы | По заявке переносим мы. Открытые заказы заводим вместе с вами на обучении |
| Остатки склада | Ведомость остатков | Вместе с вами: заводим начальные остатки инвентаризацией на обучении |
Мастер принимает Excel (xlsx) и CSV, колонки узнаёт по названиям, показывает предпросмотр и пробный прогон, партию можно откатить в течение суток, за одну загрузку заводится до двух тысяч строк. Переписку, записи звонков и файлы из старой CRM мастер не переносит: нужное сохраните выгрузкой старой системы до её отключения. Подробно о мастере — на странице «Перенос данных из Excel».
Как проходит переезд: шаги и сроки
- Заявка и созвон. День 0. Оставьте заявку в системе («Справка и поддержка → Переезд под ключ») или позвоните. Договариваемся, что переносим, откуда и когда учить сотрудников.
- Выгрузка из старой системы. Час-два. В Битрикс24 и amoCRM контакты и компании сохраняются в CSV или Excel из списка контактов, из таблицы ничего выгружать не нужно, тетрадь набирается в таблицу. Файлы удобнее всего прислать в чат поддержки в Telegram или MAX.
- Пробный прогон. Тот же день. Загружаем файл, сопоставляем колонки и смотрим итог: сколько семей, усопших и дублей получится, сколько строк без телефона. Ошибочные строки правим до загрузки.
- Загрузка. Дни 1–2. Клиенты и прайс обычно заводятся за день, реестр захоронений — по объёму. Каждая партия сохраняется с отчётом, откат возможен в течение суток.
- Настройка. Дни 2–3. Шаблоны договора, акта и гарантийного талона с вашими реквизитами, сотрудники и права по ролям, профиль агентства: похороны, памятники или и то и другое. Телефония и боты Telegram и MAX подключаются из настроек.
- Обучение. По ролям: менеджеры, бригады, агенты, руководитель. Открытые заказы заводим вместе на настоящих примерах.
- Параллельная работа и переключение. Одна-две недели по вашему решению. Новые заказы идут в СРМРитуал, начатые в старой системе дозавершаются там. Подписку на старую CRM отключайте после переключения, не раньше.
Клиентов и прайс переносим от одного дня, точные сроки называем после оценки объёма.
Чем переезд из универсальной CRM отличается от переезда из таблицы
Из Битрикс24 или amoCRM
Переносятся контакты и компании. «Сделки» становятся заказами с готовыми этапами похорон и памятника. Поля, которые вы добавляли руками, — кладбище, участок, срок усадки, регламент, — в системе уже есть. Телефония Mango Office, UIS или Телфин и боты Telegram и MAX подключаются из настроек заново.
Из Excel, Google Таблиц и тетради
Главное — привести таблицу к виду «одна строка — одна запись»: телефоны цифрами, даты в одном формате, без объединённых ячеек. Сначала загрузите 20–30 строк и проверьте сопоставление колонок, потом остальное. Пошаговый план есть в статье «Как перейти с Excel на CRM».
Параллельная работа со старой системой
Останавливать приём заказов не нужно: старая система работает, пока идёт перенос.
- Новые обращения заводите в СРМРитуал, сделки и заказы, начатые в старой системе, завершаете там же.
- Сотрудники привыкают на настоящих заказах, а не на учебных.
- Если что-то не сошлось, партию можно откатить и загрузить заново: старую базу это не затронет.
- Переключаетесь в день, когда последний старый заказ закрыт; тогда же отключаете подписку на старую CRM.
Возражения и ответы
«Мы всё настроили в Битрикс24 сами, жалко»
Настройки воронок и полей переносить не нужно: этапы похорон и памятника, срок усадки, регламент кладбища и наряды бригаде в системе есть с первого дня, без доработок.
«Потеряем историю общения»
Переписку и записи звонков мастер не переносит: выгрузите их из старой системы до отключения. Контакты и клиенты переносятся, история заказов — по заявке.
«Универсальная CRM дешевле»
В подписке — да. Но под ритуал её дорабатывают отдельно, и каждая доработка — отдельная работа и отдельные деньги. Сравнение по пунктам — на страницах «Вместо Битрикс24» и «Вместо amoCRM».
«Сотрудники привыкли к старой программе»
Обучение по ролям входит в переезд, а параллельная работа даёт время привыкнуть на настоящих заказах.
«Вдруг данные уедут и не вернутся»
Данные ваши: «Настройки → Выгрузка и копии» отдаёт всю базу архивом таблиц CSV в любой момент, и после окончания подписки тоже.
«У нас не CRM, а своя программа»
Подходит любая программа, из которой можно сохранить таблицу. Если выгрузки нет, разбираем на созвоне, как достать данные.
Частые вопросы
Из каких систем можно перейти?
Переносятся ли сделки и воронки из Битрикс24 или amoCRM?
Сколько строк можно загрузить?
Что если в файле ошибки?
Нужно ли останавливать работу?
Сколько стоит переезд?
Переезжайте с любой платформы
Семь дней полного доступа без карты. Загрузите контакты из старой CRM или свою таблицу и посмотрите пробный прогон, а заявку на переезд под ключ оставьте в разделе «Справка и поддержка».