Система учёта ритуальных услуг: из чего она состоит
Когда ритуальное агентство ищет систему учёта, оно часто говорит об одном, а имеет в виду разное: кому-то нужен журнал обращений, кому-то — склад, кому-то — деньги и документы. Чтобы не купить лишнего и не недокупить, полезно увидеть систему целиком. Вот из чего она состоит.
Десять блоков учёта
| Блок | Что учитывает | Что бывает без него |
|---|---|---|
| Обращение | Кто, когда, откуда, насколько срочно | Ночной звонок записан на бумажке и потерялся |
| Семья и усопший | Заказчик, родственники, усопший, документы | Путаница между однофамильцами |
| Заказ и этапы | Состав, статус, ответственный | Непонятно, на каком шаге заказ |
| Прайс и пакеты | Услуги, товары, готовые наборы, цены | Цены живут в голове менеджера |
| Исполнители | Агент, бригада, водитель, машина | Двойное назначение, звонки вместо графика |
| Склад | Остатки, резерв под заказ, списание | Продали гроб, которого нет |
| Деньги | Аванс, остаток, пособие, долги | Остаток по семье не сходится |
| Документы | Договор, наряд, акт, гарантийный талон | Сумма в договоре отличается от сметы |
| Место | Кладбище, участок, захоронение | Перепутали участок или срок |
| Память | Поминальные даты, повторные продажи | Потеряли семью, которая вернулась бы за памятником |
Блоки связаны: заказ тянет за собой прайс, склад, деньги и документы. Если часть вынесена в другую программу или таблицу, в этих местах будут стыки и ручная сверка.
Три уровня системы
| Уровень | Что это | Когда достаточно | Где предел |
|---|---|---|---|
| Журнал и таблицы | Тетрадь или Excel | Заказов немного, считает один человек | Напоминаний, ролей и склада с резервом нет |
| Отраслевая CRM | Заказ, семья, склад, исполнители, документы в одной системе | Заказы идут потоком, людей несколько | Бухгалтерию и налоги не ведёт |
| Бухгалтерская система | 1С или другая программа | Всегда рядом с первыми двумя | Оперативную работу с семьёй не закрывает |
Для ритуальных услуг есть и отраслевая конфигурация 1С. Как она соотносится с CRM, — в статье «CRM или 1С для ритуальных услуг» и на странице альтернативы 1С.
Как выбрать глубину
- Выпишите, что агентство делает ежедневно. Это ваши блоки.
- Отметьте те, что сейчас живут в голове или в чате. Это ваши проблемы.
- Посчитайте, сколько людей работают с данными. Если больше одного, нужны роли и общая база.
- Решите, нужна ли отдельная бухгалтерия. Обычно да, и она остаётся в 1С или у бухгалтера.
- Проверьте выбранное на пробном периоде с настоящими заказами.
Что система учёта не делает
- Не ведёт бухгалтерский и налоговый учёт: из СРМРитуал счета, оплаты и акты выгружаются файлом для 1С.
- Не заменяет кассовый аппарат: чек пробивается на вашей кассе, у платежей наличными фиксируется его номер.
- Не придумывает цены и процессы за агентство: если у вас нет единого прайса, система его не создаст, но поможет собрать.
Ошибки при внедрении
- Включать всё сразу: команда не успевает привыкнуть.
- Не назначить ответственного за данные: через месяц база разъезжается.
- Вести ввод в двух местах: в таблице и в системе одновременно.
- Не разграничить права: агент видит деньги, бухгалтер видит всё.
- Не проверить выгрузку до начала работы.
Как внедрять по блокам
Не обязательно включать всё сразу. Практичный порядок: сначала обращения, семья и заказы с этапами, затем прайс и документы, затем деньги, потом склад и исполнители, в конце память и аналитика. Так команда привыкает по частям, а агентство не останавливает работу. Подробнее о выборе — в статье «Как выбрать CRM для ритуального агентства», а о готовом решении — на странице «Программа учёта ритуальных услуг».
Частые вопросы
Что входит в систему учёта ритуальных услуг?
Чем система учёта отличается от 1С?
Можно ли вести учёт ритуальных услуг в Excel?
С чего начать внедрение?
Читайте также
- Программа учёта ритуальных услуг
- Что такое СРМ для ритуального агентства
- Учёт в Excel
- Как выбрать CRM: 17 пунктов
Проверьте блоки на своих заказах
Семь дней полного доступа без карты: пройдите заказ от обращения до акта.