Как за 7 дней проверить CRM на реальных заказах: план по дням
Семь дней пробного периода проходят быстро. Если открывать меню и нажимать кнопки без плана, к концу недели останется впечатление, но не решение. Ритуальному агентству проще: у вас есть настоящие заказы, на которых систему можно проверить честно. Вот план.
Правило первое: проверять на настоящих заказах
Демо-данные покажут, как система выглядит. Настоящий заказ покажет, как она работает: где не хватило поля, какой документ не печатается, что делать с оплатой частями. Поэтому до начала пробы подготовьте три вещи: выгрузку клиентов и прайса, два-три живых или недавних заказа и человека, который будет с системой работать, а не только смотреть.
Пять критериев, которые стоит записать заранее
| Критерий | Вопрос | Как проверить |
|---|---|---|
| Скорость заказа | За сколько минут менеджер заводит заказ без подсказок? | Засеките время на втором заказе, не на первом |
| Понятность | Сотрудник разбирается без вас? | Поручите задачу тому, кто не выбирал систему |
| Документы | Договор, наряд и акт получаются из карточки? | Распечатайте и сверьте с вашими бланками |
| Деньги | Оплаты частями и долги видны сразу? | Внесите аванс и остаток, откройте отчёт по долгам |
| Выход | Можно ли забрать данные и уйти? | Выгрузите всю базу и откройте архив |
План по дням
| День | Что делать |
|---|---|
| 1 | Зарегистрироваться, заполнить реквизиты, поставить прайс (в СРМРитуал типовой набор ставится одной кнопкой) и поправить цены |
| 2 | Загрузить клиентов и прайс из таблицы, проверить, что дубли не размножились, а ошибки видны до загрузки |
| 3 | Провести первый настоящий заказ от обращения до договора |
| 4 | Внести оплаты частями, проверить остаток и долги, подготовить напоминание семье: текст готовит система, отправляете вы |
| 5 | Пригласить двух сотрудников с разными ролями и проверить, что они видят только своё |
| 6 | Открыть отчёты, склад и расписание: сходятся ли цифры с вашей таблицей |
| 7 | Выгрузить всю базу, подвести итоги по пяти критериям и решить |
Как принять решение
Оцените каждый из пяти критериев: 0 — не справилась, 1 — справилась с оговорками, 2 — справилась. Сумма девять-десять говорит о том, что система подходит. Семь-восемь — стоит выяснить оговорки: часто это вопрос настройки, а не продукта. Меньше семи — ищите другое.
| Критерий | 0 баллов | 1 балл | 2 балла |
|---|---|---|---|
| Скорость заказа | Не справились без помощи | С одной-двумя подсказками | Сами, без подсказок |
| Понятность | Сотрудник не разобрался | Разобрался с вашей помощью | Разобрался сам |
| Документы | Не печатаются или не совпадают | Нужна ручная правка | Печатаются из карточки |
| Деньги | Остаток не сходится | Сходится с оговорками | Видны оплаты, остаток и долги |
| Выход | Данные не выгрузить | Выгрузка с ограничениями | Архив со всей базой |
И учитывайте два фактора, которые баллами не меряются: насколько отвечает поддержка, пока вы в пробе, и что происходит с данными, если вы не продолжите. В СРМРитуал три дня после пробы система работает как обычно, потом остаются просмотр, печать и выгрузка, а кнопка «Выгрузить всё» доступна администратору, пока данные хранятся по оферте. Подробнее — на странице «CRM бесплатно навсегда».
Тревожные сигналы в пробе
- Для регистрации требуют карту, а отмена спрятана.
- Поддержка отвечает только после оплаты.
- Часть функций в пробе недоступна, а какая именно, не сказано.
- Выгрузку данных обещают «по запросу».
- Цену называют только после звонка менеджера.
Типичные ошибки пробы
- Проверять на тестовых данных. Вымышленный заказ не покажет, где не хватило поля.
- Отдать проверку одному человеку. Пусть второй сотрудник тоже заведёт заказ, без подсказок.
- Не проверить выгрузку. Узнавать об этом лучше на пятый день, чем после оплаты.
- Выбирать по красоте экрана. Красивая форма не печатает договор.
- Оставить всё на последний день. Семь дней проходят быстро: план нужен с первого.
Что спросить у поддержки в пробе
- Как задать вопрос и когда ответят?
- Можно ли помочь с переносом данных?
- Что происходит после конца пробы?
- Какие функции не входят в тариф, который мне нужен?
Хорошо, если на эти вопросы отвечают сразу и письменно: так вы видите, как поддержка поведёт себя после оплаты.
Частые вопросы
Сколько нужно заказов для пробы?
Кого привлечь к проверке?
Что делать, если семи дней не хватило?
Нужно ли вносить в пробу настоящие данные семей?
Читайте также
- Как выбрать CRM: 17 пунктов
- Бесплатная CRM для ритуальных услуг
- CRM онлайн бесплатно
- Простая CRM бесплатно
Начните с первого заказа
Семь дней полного доступа без карты. Возьмите план по дням и пройдите его на своих заказах.