Склад ритуального агентства: учёт гробов, венков и гранита без пересорта

Склад ритуального агентства устроен необычно. Одни позиции громоздкие (гробы, ограды, гранитные блоки), другие дешёвые, но обязательные (ленты, таблички, кресты), третьи делаются под заказ. Спрос нельзя запланировать: гроб нужен сегодня, и если его нет в наличии, семья уходит к конкуренту. Поэтому учёт на складе напрямую влияет на выручку.

Что вы теряете без учёта

• Продажи. «Продали то, чего нет»: обещали модель, а её уже нет на складе.
• Деньги. Неликвиды годами лежат на складе и замораживают оборотные средства.
• Точность. Пересорт: на венок поставили чужую ленту, отгрузили не тот размер.
• Время. Кладовщик ищет товар по памяти, менеджер звонит уточнять.
• Маржу. Без закупочной цены и списания по заказу себестоимость остаётся догадкой.

Базовые правила складского учёта

1. Один товар — одно название и один артикул. Договоритесь о формулировках и не меняйте их.
2. Единицы измерения. Штуки, комплекты, метры, кубометры: у каждой позиции своя.
3. Приход только по документу. Накладная или заявка поставщику, с проверкой количества и состояния при приёмке.
4. Списание только по основанию. Продажа, заказ, производство, брак. «Просто взяли» быть не должно.
5. Резерв под заказ. Товар, обещанный семье, помечен и не продаётся второй раз.
6. Минимальные остатки. Для каждой ходовой позиции задайте порог, ниже которого нужна закупка.
7. Перемещения оформляйте документом. Между складами и точками товар не должен «ездить» без записи.

Инвентаризация по шагам

Инвентаризация сверяет то, что записано в учёте, с тем, что лежит на полках. Проводите её по расписанию, а не когда «что-то не сходится»: минимум раз в год для всего склада и чаще для ходовых позиций.

Показатели склада

• Оборачиваемость = себестоимость проданного за период ÷ средний остаток. Чем выше, тем быстрее товар превращается в деньги.
• Неликвиды. Позиции, которые не продавались заданный вами срок (например, несколько месяцев). Срок агентство выбирает само.
• Доля позиций ниже минимума. Показывает, насколько вы вовремя закупаете.
• Расхождения при инвентаризации. Если их много, проблема в процессе, а не в людях.

Приёмка товара: что проверять

1. Количество по накладной: пересчитайте при водителе, а не после его отъезда.
2. Комплектность: у гроба — комплект принадлежностей, у ограды — детали и крепёж.
3. Состояние: сколы, вмятины, повреждения упаковки. При дефекте сделайте фото и отметьте это в документе.
4. Соответствие заказу: модель, размер, цвет. Пересорт проще вернуть в день приёмки.
5. Оприходование в тот же день: товар без прихода в учёте — первый кандидат на недостачу.

Как посчитать минимальный остаток

Минимальный остаток = средний расход в день × (срок поставки в днях + страховой запас в днях).

Условный пример: венков уходит около четырёх в неделю, то есть примерно 0,6 в день. Поставщик привозит за пять дней, страховой запас на два дня. Минимум: 0,6 × (5 + 2) ≈ 4 венка. Когда на складе остаётся четыре, пора заказывать. Цифры подставьте свои и пересматривайте их перед сезоном.

Особенности ритуального склада

• Крупногабаритный товар требует места и аккуратной приёмки, фиксируйте состояние при получении.
• Позиции под заказ, например ленты с надписью, ведите отдельно: срок, предоплата, ответственный.
• Материалы мастерской (гранит, плиты, фурнитура) списывайте на конкретный заказ, чтобы видеть себестоимость памятника.
• Товар семьи, отданный на хранение, не смешивайте с вашим.

Как это ведётся в СРМРитуал

В системе есть каталог с остатками по складам, приход, списание, перемещения между складами и инвентаризация. Штрихкод хранится в карточке товара, закупочная цена и себестоимость нужны для расчёта маржи. Список позиций ниже минимума открывается на вкладке «Остатки», а их число может показать плитка на сводке; из списка можно создать заявку поставщику и затем оприходовать поставку из заявки. Материал резервируется под заказ и списывается на производство конкретного заказа, а товар — когда заказ переведён в «Выполнен». Интеграции с онлайн-кассой нет. Подробнее — складской учёт ритуальных товаров и учёт поставщиков и закупок.

Частые вопросы

Читайте также

• Как открыть магазин ритуальных товаров
• Автоматизация мастерской памятников
• Как считать себестоимость похорон